¿Que entidades deben legalizar los libros en el Registro Mercantil?

• Todos los empresarios individuales, acreditando que la actividad que realizan es empresarial mediante fotocopia del alta en el I.A.E. o el último recibo de dicho impuesto.
• Toda clase de sociedades mercantiles, siempre que estén inscritas en este Registro.
• Todas las Entidades inscritas en el Registro Mercantil en virtud de disposición específica, Ley de Ordenación del Comercio Minorista u otras disposiciones.
• Sociedades Civiles.

No podrán legalizar los libros en el Registro Mercantil:

• Los profesionales.

• Las Comunidades de Propietarios.

• Las Comunidades de Bienes.

• Las Herencias Yacentes.

• Las Sociedades Cooperativas Andaluzas.

¿Qué libros se pueden legalizar en el Registro Mercantil?

• El de Inventario y Cuentas Anuales.

• El Diario.

• El de actas de las Juntas y de los órganos colegiados de la sociedad.

• El libro registro de socios o de acciones nominativas.

• El libro registro de contratos entre el socio único y la sociedad.

• Así mismo, podrán ser legalizados los libros auxiliares y cualesquiera otros que se lleven por los empresarios en el ámbito de su actividad.

¿Qué plazo hay para presentar los libros a legalizar?

• Los libros obligatorios mecanizados deberán ser presentados a legalización antes de que transcurran cuatro meses de la fecha de cierre del ejercicio.

• Los libros en blanco no están sujetos a plazo.

¿De que forma se pueden confeccionar los libros para su legalización?

·        En papel, debidamente encuadernados, con el primer folio en blanco y con sus siguientes folios numerados correlativamente.

·        En Soporte Informático, disquete o CD.

Para generar y presentar la legalización de libros en soporte informático, se deben seguir los siguientes pasos:

            1.- Pinchando aqui o bien desde las páginas www.registradores.org o  http://www.ad-hoc.net/download/download.html, se puede descargar el programa para generar los libros en soporte informático. Es muy recomendable mirar las pantallas de ayuda para saber su funcionamiento.

            2.- Una vez descargado el programa, introducir los datos solicitados y traspasarlos al disquete o cd-rom. Se debe pegar una etiqueta al soporte magnético donde se indique el nombre de la Sociedad, el C.I.F., el literal “Legalización de Libros” y a continuación el año del ejercicio a legalizar.

            3.- Imprimir la certificación de firma digital de la legalización de libros adjunta al disquete o cd-rom. Es muy importante que la impresión se haga con una impresora láser o ink-jet, con los cabezales inyectores limpios y calibrados, y no en una impresora matricial, para garantizar la eficacia del lector del código de barras a la hora de comprobar la firma digital.

            4.- Se ha de rellenar un impreso de solicitud de legalización de libros por cada una de las sociedades y ejercicio que se solicita la legalización. Dicha solicitud es la misma de años anteriores y se puede obtener en este Registro.

            5.- En el Registro, se ha de presentar la siguiente documentación:

·        Disquete o cd-rom conteniendo los libros a legalizar.

·        Certificación de firma digital generada por el programa  de legalización digital.

·        Instancia de solicitud de legalización de libros.

Se ruega estudien la posibilidad de, a la hora de realizar legalizaciones de libros en soporte informático, presentar una en primer lugar al Registro, para poder comprobar que el procedimiento funciona y ahorrar trabajo de posteriores modificaciones, y a una vez verificado el primero correctamente, se proceda a la presentación masiva de las legalizaciones.

¿Cómo presentar los libros en el Registro para su legalización?

1.      En la propia oficina de este Registro.

2.      Mediante servicio de mensajería (en caso de retorno, el mensajero deberá realizar la presentación como si se tratase del propio presentante).

3.      Mediante Correos; debe incluir en el envío, además de la solicitud de la legalización y los libros, un escrito con los datos del presentante (nombre, domicilio, teléfono, correo electrónico, etc) para posteriores comunicaciones o envíos.

4.      Mediante presentación telemática, para la que se requiere ser usuario abonado del Colegio Nacional de Registradores y ser titular de la firma electrónica reconocida expedida por el servicio de firma electrónica del Colegio de Registradores. La elaboración de los ficheros se realiza a través de los programas contables que dispongan de tal utilidad o bien a través del programa Legalia.

¿Qué documentos tengo que aportar para efectuar la presentación en persona en el Registro?

• Modelo oficial de solicitud de legalización, que deberá adquirir en las oficinas del Registro, en la cual detallará los libros que presenta a legalizar.
• Los libros a legalizar, tanto si van encuadernados como si se presentan en soporte digital.
• Abonar en el momento de la presentación de los libros, una provisión de fondos de 60 euros por Sociedad y año, sin distinción del número de libros presentados.

¿Qué documentos tengo que aportar para efectuar la presentación mediante mensajería o correos?

1.      Modelo oficial de solicitud de legalización (se admite solicitud de otra provincia).

2.      Libros a legalizar, tanto si van encuadernados como si se presentan en soporte digital.

3.      Escrito donde se indiquen los datos del presentante (nombre, dirección, teléfono, correo electrónico, etc.) a efectos de devolución de la documentación al interesado.

4.      Provisión de fondos, 60 euros por sociedad y ejercicio, sin distinción del número de libros a presentar, debiendo efectuarse de la siguiente forma:

·        Efectivo metálico.

·        Giro postal (en caso de correos).

·        Talón conformado o cheque bancario a nombre del Registro Mercantil de Málaga.