¿Quién debe depositar cuentas anuales?

Sociedades de capital: sociedades anónimas, sociedades limitadas y sociedades comanditarias por acciones.

- Sociedades de garantía recíproca.

- Sucursales de entidades extranjeras, en las que hay que distinguir dos supuestos:

a).- Legislaciones en las que existe una equivalencia institucional en la formulación de cuentas (típicamente las de países comunitarios); en este caso, las cuentas a depositar son las de la sociedad matriz, que incluyen las relativas a la actividad de la sucursal; o bien acreditar el depósito de dichas cuentas en el Registro de la sociedad matriz extranjera.

b).- Legislaciones en las que no existe equivalencia; en este caso, se presentarán las cuentas independientes de la sucursal.

- Entidades de Crédito y de Seguros, fondos de inversión, fondos de pensiones, cajas de ahorros, mutualidades, etc.

- Uniones Temporales de Empresas.

- Las fundaciones, asociaciones y cualesquiera otras entidades que, sin tener la condición legal de empresario, estén obligadas a ello, de conformidad con la Instrucción de la Dirección General de los Registros y del Notariado de fecha 26 de junio de 1996 (B.O.E. nº 165 de 9 de julio de 1996).

Presentación de cuentas anuales

1.- Presentación telemática

Para la presentación telemática se requiere:

1) Registrarse como usuario-abonado del servicio de consulta en Internet del Colegio de Registradores de la Propiedad y Mercantiles de España a través de su página web.-

2) Ser titular de la firma electrónica del Colegio Nacional de Registradores, o bien, de alguna de las siguientes, también autorizadas para la presentación:

• FNMT
• CatCert
• DNIe
• Consejo General de la Abogacía
• SCR
• ANCERT
• FirmaProfesional

3) Debemos distinguir entre:

• Cuentas anuales de ejercicios iniciados antes del 01/01/2008:

A través de la página web https://www.registradores.org/registroVirtual/descargas.do podrá descargar e instalar:

- El programa para validar, firmar y enviar el depósito de cuentas al Registro.-

- El programa D2, mediante el que podrá elaborar los ficheros correspondientes a los distintos documentos que componen las cuentas anuales.-

La elaboración de dichos ficheros también podrá realizarse a través de los programas contables que dispongan de tal utilidad.-

• Cuentas anuales de ejercicios abiertos a partir del 01/01/2008 (Orden JUS/206/2009, de 28 de enero, B.O.E nº 35 de 10/02/09)

En la página Web https://www.registradores.org/registroVirtual/descargas.do podrá descargar e instalar gratuitamente el programa D2 versión 2.21 (exclusivamente para el ejercicio 2008), o bien el actualizado para el ejercicio 2009 y siguientes programa D2 (BOE 7 de abril de 2010) con el cual podrá elaborar el/los fichero/s que contengan los distintos documentos que conforman las cuentas anuales, dicho programa no requiere de otro programa de validación, realiza las comprobaciones por sí mismo.-

La elaboración de los citados ficheros también puede realizarse a través de los programas contables que dispongan de tal utilidad.-

Presentacion en powerpoint sobre funcionamiento del nuevo porgrama D2

4) Las presentaciones telemáticas pueden hacerse de dos formas distintas:

a) Presentación completa. Los Administradores que certifican con su propia firma electrónica reconocida pueden firmar y enviar telemáticamente, el fichero que contiene los documentos de las cuentas, así como el de la certificación de la Junta que aprobó las mismas.-

b) Presentación parcial. Cuando los Administradores que certifican, no dispongan de firma electrónica reconocida, podrá enviarse el fichero que contengan las cuentas anuales y los demás documentos que deban depositarse, y en el plazo de quince días desde dicho envío deberá aportarse al Registro, en soporte papel:

• La certificación relativa a la aprobación de las cuentas anuales presentadas
• La certificación de la huella digital generada por programa D2
• El acuse de recibo de dicha presentación telemática.-

También puede realizarse reentradas telemáticas de las cuentas anuales presentadas inicialmente por dicho procedimiento, una vez subsanados los defectos encontrados en la primera presentación; debe ser el propio usuario en la página web al hacer el reenvío, quien deberá consignar que se trata de una reentrada, haciendo constar el número de la entrada anterior. En estos casos, deben aportarse al Registro los acuses de recibo de todas las entradas que se hayan producido para esas mismas cuentas anuales.-

La notificación de haberse efectuado el depósito de las cuentas anuales presentadas por esta vía, o bien, la notificación de los defectos observados en las mismas, se hará mediante el envío de un correo electrónica a la dirección facilitada por el presentante.-

Para el soporte de los distintos programas D2, así como para cualquier duda sobre la presentación telemática, deben dirigirse al Colegio de Registradores de la Propiedad y Mercantiles de España, a través de los teléfonos 902201200 y 902734375, o bien, puede obtener ayuda e información en su página web https://www.registradores.org/registroVirtual/descargas.do . En cuanto a todo ello el Registro Mercantil de Málaga no presta ningún tipo de soporte.-

2.- Presentación física en las oficinas del Registro:

Puede optarse por la presentación en dos soportes distintos:

a) Soporte Digital.

Para ejercicios iniciados antes del 01/01/2008, deberá presentarse:

• El soporte informático elaborado a través del programa D2, el cual deberá contener los documentos de las cuentas anuales que se depositan.-
• Solicitud de presentación en el modelo normalizado y por duplicado, la cual se facilita en el propio Registro.-
• Certificación de la Junta que aprobó las cuentas anuales, con las firmas debidamente legitimadas, y que deberá contener el código alfanumérico de la huella digital generada por dicho programa D2.-
• La certificación de la huella digital generada por dicho programa D2.-
• Cualquier otro documento que deba presentarse y que no este contenido en el soporte informático presentado.-

Para ejercicios iniciados a partir del 01/01/2008 (Orden JUS/206/2009, de 28 de enero, B.O.E nº 35 de 10/02/09), deberá presentarse:

• El soporte informático elaborado a través del programa D2 versión 2.21 (exclusivamente para ejercicio 2008), o bien el actualizado para el ejercicio 2009 y siguientes, programa D2 (BOE 7 de Abril de 2010), el cual debe contener todos los documentos que conforman las cuentas que se pretenden depositar.-
• La solicitud de presentación generada por el programa D2 , debidamente cumplimentada, para que sea posible la lectura del fichero que contiene todos sus datos, a través de su código 2D.-
• La certificación de la Junta que aprobó las cuentas anuales que se presentan, con las firmas de los certificantes debidamente legitimadas, y en la que obligatoriamente se deberá especificar la huella digital generada por dicho programa D2 y que se corresponda con la del soporte informático.-
• La certificación de la huella digital generada por dicho programa D2 para el soporte informático presentado.-

La elaboración de el/los fichero/s que debe/n contener el soporte informático también podrá realizarse a través de los programas contables que dispongan de tal utilidad.-

b) Soporte Papel.

Para las cuentas anuales de ejercicios iniciados antes del 01/01/2008, podrán seguir utilizándose los modelos normalizados aprobados por la Orden del Ministerio de Justicia de 14 de enero de 1994 (B.O.E. nº 24 de 28 de enero de 1994) debe tenerse en cuenta que el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, y la hoja identificativa que los acompaña, debe presentarse obligatoriamente en los modelos aprobados por dicha Orden.-

Para las cuentas anuales de los ejercicios iniciados a partir del 01/01/2008, debe tenerse en cuenta que las cuentas anuales (excepto la memoria), así como los demás documentos que deban presentarse junto a ellas, debe presentarse obligatoriamente en los modelos normalizados aprobados por la Orden JUS/206/2009, de 28 de enero (B.O.E nº 35 de 10 de febrero de 2009).-

En ambos casos, para la presentación en el Registro debe utilizarse necesariamente la instancia o solicitud en modelo normalizado y por duplicado que a tal efecto suministra el propio Registro.-

¿Qué documentos debe presentar en el Registro?

Para el depósito de las cuentas anuales de las sociedades que puedan formularlas en los modelos Abreviado y PYME, aprobados por la Orden JUS/206/2009, de 28 de enero, deben presentar obligatoriamente los siguientes documentos:

• Solicitud de depósito de cuentas en modelo normalizado y por duplicado que se facilita en el propio Registro, y en la que consten todos los datos del presentante, incluido el medio de notificación elegido, preferentemente correo electrónico, o en su defecto fax, e igualmente deberá indicarse un teléfono de contacto.-
• Hoja identificativa de las cuentas anuales que se presentan, y que acompañan a los modelos oficiales.-
• Balance
• Cuenta de pérdidas y ganancias
• Estado de cambios del patrimonio neto
• Memoria
• Declaración medioambiental
• Documento de información sobre acciones o participaciones propias (obligatorio para todas las sociedades, ya sean limitadas o anónimas), en el caso de no haberse realizado durante el ejercicio operación alguna, deberá marcarse la casilla correspondiente de la hoja A1 del modelo normalizado, y será suficiente con presentar sólo esta página
• Certificación de la Junta que aprobó las cuentas anuales y la aplicación del resultado, con las firmas de los certificantes debidamente legitimadas notarialmente

Las sociedades que deban formular sus cuentas de forma normal, de acuerdo con lo establecido en el artículo 175 y siguientes de la Ley de Sociedades Anónimas, deberán presentar, además de los documentos antes relacionados, los siguientes:

• Estado de flujos de efectivo
• Informe de auditoría
• Informe de gestión
• Certificación acreditativa de que las cuentas que se depositan se corresponde con las auditadas, salvo que dicho extremo conste en la certificación de aprobación de las cuentas.

Y en otros casos, además, también deben presentarse:

• Certificación de la huella digital (para las cuentas presentadas en soporte digital)
• Anuncios de convocatoria de la Junta que aprueba las cuentas (para juntas convocadas mediante anuncios publicados en periódico y BORME)

Los impresos normalizados para la presentación de las cuentas anuales, adaptados al nuevo Plan General de Contabilidad, aprobados por la Orden JUS/206/2009, de 28 de enero, se facilitan en el Registro Mercantil; igualmente, los mismos estarán disponibles en formato PDF en las páginas web del Colegio de Registradores, del Ministerio de Justicia, del Consejo General del Notariado, del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas y del Banco de España.-

• Modelo Abreviado
• Modelo normal
• Modelo Pyme.

Quedan exentas de la obligación de presentar dichos documentos en modelos normalizados aquellas sociedades o empresarios que de acuerdo con su legislación específica deban formular sus cuentas con arreglo a sus propios modelos, en este caso, deberá constar en la certificación de aprobación de cuentas el motivo concreto por el que no se utilizan los modelos normalizados. Igualmente, dichos modelos oficiales no serán obligatorios para la presentación de cuentas anuales consolidadas.-

Los criterios que determinan la utilización de los modelos PYME, Abreviado y Normal, para los ejercicios iniciados a partir del 01/01/2008, aprobados por la Orden JUS/209/2009, de 28 de enero (B.O.E. nº 35 de 10/02/09), están recogidos en la siguiente tabla:

TABLA

¿Qué debe hacer para presentar las cuentas anuales a depósito?

En primer lugar, y si se opta por la presentación en soporte papel, deberá obtener en el Registro Mercantil de Málaga el modelo de instancia obligatoria mediante la que se solicita el depósito de las cuentas, así como los modelos normalizados correspondientes a las cuentas anuales que pretende depositar (aprobados por la Orden JUS/206/2009, de 28 de enero), dichos modelos también están disponibles en formato PDF en las páginas web del Colegio de Registradores, del Ministerio de Justicia, del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas y del Banco de España.

El pago del importe de la provisión de fondos (70 euros) se efectuará en la caja del Registro en efectivo metálico, talón conformado o cheque bancario en el momento de la presentación de las cuentas anuales, o bien mediante giro postal en el supuesto de presentación a través del servicio de correos.

La presentación puede hacerse en persona en la propia oficina del Registro, o bien a través de servicios de mensajería o por el servicio correos, haciendo constar, en este último caso, en la instancia de forma individual la fecha de la certificación del Servicio de Correos, y la cual deberá contener necesariamente todos los datos del presentante (nombre, domicilio, e-mail, fax, teléfono, etc) para posteriores comunicaciones o envíos.

¿ Como tengo constancia del depósito de las cuentas anuales ?

En el plazo que se le indique en el momento de la presentación de las cuentas, o bien pasados quince días hábiles desde la presentación, o una vez se le notifique por parte del Registro el depósito de las cuentas, deberá personarse en el Registro con el recibo de entrada que le fue entregado al presentar las cuentas, y se le hará entrega de uno de los ejemplares de la solicitud de depósito que se presentó, en el que constará notificación de haberse efectuado el depósito, acompañada de la factura correspondiente.

En caso de presentación por correos o mensajería, le será remitido por correos uno de los ejemplares de la solicitud de depósito presentada, en el que constará notificación de haberse efectuado el depósito, y la factura correspondiente.

¿ Y si las cuentas anuales presentadas contienen algún defecto ?

En el plazo que se le indique en el momento de la presentación de las cuentas, o bien pasados quince días hábiles desde su presentación, o una vez se le notifique por parte del Registro, a través del medio elegido por el presentante, los defectos observados en las cuentas, deberá personarse en el Registro con el recibo de entrada que le fue entregado al presentar las cuentas anuales, para retirar la documentación correspondiente a las mismas, que irá acompañada de una nota de calificación comprensiva de los defectos observados en la calificación, a efectos de proceder a su subsanación.

Si las cuentas se hubiesen presentado por correos o mensajería, le serán remitidas por correos, acompañadas de la nota de calificación comprensiva de los defectos observados en la calificación, a efectos de proceder a su subsanación.-